Obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy
Autor: Małgorzata Klowan, Kancelaria Eksperci-Szczecin
Prawnik, trener, specjalista z zakresu prawa pracy w placówkach oświatowych oraz prawa oświatowego; do stycznia 2017 pracownik Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowego Inspektoratu Pracy w Szczecinie; ponad 14 lat doświadczeń w przeprowadzaniu kontroli warunków pracy, przygotowywaniu analiz i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, wydawaniu decyzji administracyjnych, współpracy z jednostkami administracji państwowej i partnerami społecznymi (związki zawodowe, społeczna inspekcja pracy); od 2004 roku czynny wykładowca i trener szkoleń i kursów w obszarze prawa pracy adresowanych do różnych grup zawodowych, a także związków zawodowych, m.in. prowadzi kursy dla specjalistów personalnych i działów kadr i płac dotyczące czasu pracy i wynagrodzeń, kadr zarządzających i pracodawców.
Konieczność wskazania przyczyny w wypowiedzeniu umowy o pracę pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na czas nieokreślony:
Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy, w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.
Przyczyna wypowiedzenia – to okoliczność uzasadniająca wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy o pracę. Jest warunkiem koniecznym skuteczności wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Przepisy nakładają obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę wyłącznie w odniesieniu do umowy zawartej na czas nieokreślony lub w razie rozwiązania każdej umowy bez wypowiedzenia.
Podanie przyczyny ma umożliwić pracownikowi podjęcie próby obrony, tj. odwołania się do sądu. W toku postępowania pracodawca będzie musiał wykazać, że wypowiadając pracownikowi umowę istniała właśnie ta przyczyna podana pracownikowi w wypowiedzeniu. Pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia także w sytuacji, gdy pracownikowi jest ona znana.
Kodeks pracy rozróżnia formalne wskazanie przyczyny wypowiedzenia od jej zasadności. Przepis art. 30 § 4 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek formalnego przytoczenia przyczyny rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o pracę. Natomiast odrębną kwestią jest jej rzeczywiste występowanie i ocena, czy jest ona przyczyną zasadną. Bezsprzecznie jednak przyczyna musi być konkretna, prawdziwa i rzeczywista.
Naruszenie art. 30 § 4 k.p. ma miejsce wówczas, gdy wskazana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia jest niedostatecznie konkretna, a przez to niezrozumiała dla pracownika. Do naruszenia przepisów dochodzi w przypadku braku wskazania przyczyny, ujęcia jej w sposób zbyt ogólnikowy, a także przez podanie innej przyczyny niż uzasadniająca rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy o pracę, a więc wskazanie przyczyny „nierzeczywistej”. Podanie w oświadczeniu o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy o pracę przyczyny pozornej (nierzeczywistej, nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie lub wypowiedzenie. W przypadku sporu sądowego, sąd bada, czy sformułowanie zawarte w oświadczeniu pracodawcy było dla pracownika dostatecznie zrozumiałe. Jeżeli wskazana przyczyna jest pozorna, niekonkretna, nieprawdziwa rozwiązanie lub wypowiedzenie jest bezzasadne, chyba że pracodawca wskazuje ponadto jakieś inne przyczyny usprawiedliwiające odmienne twierdzenie.
Przede wszystkim należy pamiętać o tezie orzeczenia Sądu Najwyższego z dnia 13 października 1999 roku, sygn. akt I PKN 304/99 „Podanie w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę przyczyny pozornej (nierzeczywistej, nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie w pojęciu art. 30 § 4 KP” oraz „Jeżeli wskazana w wypowiedzeniu przyczyna jest pozorna, to równocześnie jest ono bezzasadne (art. 45 § 1 KP), chyba że pracodawca wskazuje ponadto jakieś inne przyczyny wypowiedzenia usprawiedliwiające odmienne twierdzenie”.
Powyższe wyraźnie wskazuje, iż w przypadku dokonywania wypowiedzeń umów w oparciu o pozorną przyczynę może skutkować skutecznym odwołaniem pracownika.
Powyższy skutek będzie miało także wskazanie nierzeczywistej przyczyny leżącej po stronie pracodawcy. Pamiętać należy, iż zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem m.in. postanowieniem Sądu Najwyższego z dnia 19 grudnia 2013 roku sygn. akt II PK 209/13 „Sądy pracy na podstawie art. 45 § 1 KP sprawują kontrolę prawidłowości i zasadności wypowiedzeń umów o pracę zawartych na czas nieokreślony. Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być konkretna i rzeczywista”.
Reasumując:
Zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym i utartą linią orzeczniczą, za właściwe można uznać wyłącznie wypowiedzenia, które przedstawiają prawdziwą przyczynę wypowiedzenia w sposób umożliwiających pracownikowi rzeczywiste zapoznanie się z przyczynami zwolnienia, które to będą przedstawione w sposób zrozumiały dla tego pracownika. Tak przygotowane wypowiedzenie minimalizuje ryzyko ewentualnej porażki pracodawcy w przypadku sporu sądowego z pracownikiem na skutek jego odwołania.