Lean i kaizen w zarządzaniu szkołą

LEAN I KAIZEN W ZARZĄDZANIU SZKOŁĄ

Standaryzacja jako część procesu zapewnienia jakości doskonalenia zawodowego nauczycieli

Autor: Olga Oczkowska-Fiuk

Olga Oczkowska-Fiuk – prezes zarządu i właściciel Kailean sp. z o.o., certyfikowany trener, doradca biznesowy podmiotów ekonomii społecznej; 10 lat doświadczenia w zarządzaniu placówką doskonalenia nauczycieli, kilkunastoletnia praktyka w tworzeniu, realizacji oraz rozliczaniu projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, w tym dla kadr systemu oświaty; autor wielu narzędzi wspomagających proces planowania, monitorowania oraz dokumentowania działań szkoleniowych i rozwojowych.

Szkołę możemy porównać do przedsiębiorstwa, z tą różnicą, że zysków, które wypracowuje szkoła, nie mierzymy kwotowo, lecz w postaci wykształconych i przygotowanych do życia we współczesnym świecie młodych ludzi.

Jak każde przedsiębiorstwo szkoła ma swoich klientów. Są nimi uczniowie i ich rodzice. Załogę współtworzą nauczyciele, specjaliści, pracownicy administracyjni. Dyrektor szkoły stoi na czele załogi i jest odpowiedzialny za wszystkie procesy zachodzące w placówce. Od sposobu, w jaki zarządza tymi procesami, zależy jakość pracy szkoły, stopień zadowolenia klienta oraz satysfakcja pracowników.

Lean jest to strategia zarządzania, opierająca się na dostarczaniu klientom produktów/usług, jakich oczekują, w jak najprostszy sposób, z zachowaniem szacunku dla załogi.

Filary Lean:
– określenie i tworzenie wartości dla klienta,
– ciągłe doskonalenie procesu (kaizen),
– szacunek dla załogi poprzez postawę przywództwa kadry zarządzającej.

Widząc te podobieństwa, warto sięgać po rozwiązania, które od kilkudziesięciu lat z powodzeniem stosują menedżerowie światowych firm produkcyjnych i usługowych – strategię szczupłego zarządzania lean oraz filozofię ciągłego doskonalenia kaizen.

Ciągłe doskonalenie (kaizen) jest jednym z filarów szczupłego zarządzania. Polega na permanentnym ulepszaniu procesów poprzez wprowadzenie prostych i niewielkich zmian za pomocą małych kroków (małymi krokami ku doskonałości).

Warunkiem doskonalenia każdego procesu jest zapewnienie jego stabilności. Jeżeli jakieś działanie raz się sprawdza, a raz nie, to znaczy, że proces jest niestabilny. Ustabilizować proces możemy poprzez zastosowanie cyklu standaryzuj – rób – weryfikuj – działaj (ang. SDCA).

Jeżeli w trakcie weryfikacji okaże się, że nasz proces zawiera nieprawidłowości, najpierw musimy je wyeliminować, by ustabilizować proces. Efektem wdrożenia cyklu SDCA powinno być przestrzeganie obowiązujących standardów i wykonywanie pracy przez pracowników zgodnie z przyjętymi normami.

Dopiero po ustabilizowaniu procesu możemy przechodzić do ustanawiania nowych, ulepszonych standardów zgodnie z cyklem planuj – rób – weryfikuj – działaj (ang. PDCA). Po wdrożeniu nowych standardów, wszelkie działania osób zarządzających powinny być skierowane na utrzymanie udoskonalonych standardów (SDCA).

Podsumowując, cykl PDCA odnosi się do usprawniania procesu, a SDCA do utrzymania stanu pożądanego. W obydwu tych cyklach końcowy etap (Act) odnosi się do ustabilizowania i zestandaryzowania pracy. Standaryzacja jest najlepszą znaną metodą wykonania jakiegoś działania skutecznie i wydajnie. Według filozofii Kaizen standaryzacja jest podstawą procesu zapewnienia jakości.

Prawidłowo funkcjonujący system jakości nie może obyć się bez standardów. Standard opisuje jasno określone wymagania. Standardy powinny być udokumentowane i zwizualizowane, tak by wszyscy pracownicy je poznali i mogli ich przestrzegać. Konsekwentne przestrzeganie standardów jest nierozerwalną częścią standaryzacji, gwarantującą jej właściwe funkcjonowanie.

Wszelkie standardy powinny przede wszystkim:

  1. prezentować najlepszą i najkorzystniejszą metodę wykonywania pracy – przy opracowaniu standardów powinno się uwzględnić wieloletnie doświadczenie i wiedzę pracowników
    z zakresu wykonywanej przez nich pracy,
  2. stanowić kryterium pomiaru pracy – opierając się na przyjętych standardach możliwa jest obiektywna ocena wykonanej pracy,
  3. być obiektywne, proste i wyraźne – informacja przekazywana przez zestaw znaków wizualnych lub formę pisemną, powinna być prosta i zrozumiała dla każdego,
  4. być podstawą szkoleń – po opracowaniu standardów, przy pomocy  szkoleń pracowników należy wprowadzać je w życie,
  5. pokazywać związek między przyczyną a efektem – nieprzestrzeganie standardów bądź ich brak mogą prowadzić do odchyleń od normy i marnotrawstwa; szczególne ważne jest przestrzeganie standardów przez pracowników wykonujących daną pracę po raz pierwszy,
  6. dawać podstawę utrzymania poziomu i doskonalenia – przestrzeganie i podnoszenie standardów prowadzi do doskonalenia; w przypadku braku jakichkolwiek standardów nie ma możliwości sprawdzenia, czy osiągnięto poprawę czy też nie,
  7. być podstawą kontroli i diagnozy – zadaniem przełożonych jest sprawdzanie, czy wprowadzone standardy są utrzymywane oraz czy są one systematycznie doskonalone; standardy pomagają ocenić prawidłowość wykonywanej pracy,
  8. zapobiegać błędom – standardy opisujące kluczowe punkty kontrolne procesów, powinny być przestrzegane przez cały czas. (Imai M., Gemba Kaizen, Warszawa, Wydawnictwo MT Biznes, 2006)

Standaryzacja w organizacji doskonalenia nauczycieli
(doświadczenia autora)

Doświadczenie 1

W artykule „Programy doskonalenia nauczycieli jako forma wspomagania pracy szkół i placówek oświatowych” pokazuję jeden z przykładów zastosowania przeze mnie koncepcji standaryzacji w procesie doskonalenia zawodowego nauczycieli.

Przedstawiona w artykule matryca programu doskonalenia zawiera opis zachowań pożądanych u nauczycieli po ukończeniu programu doskonalenia. Te zachowania to nic innego jak standardy postępowania nauczycieli w celu rozwiązania/zniwelowania problemu rozwojowego szkoły.

Zatrzymajmy się przy zachowaniu nr 3 z matrycy: Nauczyciele pracują metodą zadawania pytań opartą na taksonomii celów B. Blooma.

Matryca jest fiszką programu. Program właściwy zawiera rozbudowaną wersję ww. zachowania, która  prezentuje się następująco:

Nauczyciele:

  • Podają uczniom cel lekcji.
  • Upewniają się, że cel lekcji jest zrozumiały dla uczniów.
  • Monitorują stopień osiągania celu lekcji
    (co najmniej dwa razy podczas jednostki lekcyjnej).
  • Podsumowują lekcję, nawiązując do jej celu.
  • Wprowadzając nowy temat lekcji, odwołują się do wiedzy posiadanej przez uczniów i aktywuje tę wiedzę.
  • Podczas lekcji dbają o to, by uczniowie wykonali co najmniej jedno zadanie o charakterze edukacyjnym.
  • Tworzą (lub modyfikują) zadania (pytania) niższego rzędu w taksonomii Blooma tak, by rozwijać umiejętność rozumowania uczniów.
  • Podczas lekcji stosują głównie zadania (pytania) z poziomów: zastosowanie, analiza, synteza, ewaluacja.
  • Zachęcają uczniów do samodzielnego formułowania pytań.

Powyższe standardy postępowania na lekcji (opracowane przez Paulinę Kuźmo-Biwan we współpracy z autorką artykułu podczas realizacji programu wspomagania dla jednej ze szkół województwa zachodniopomorskiego) stanowią swego rodzaju „nacobezu” dla nauczycieli – dzięki precyzyjnemu określeniu pożądanych sposobów postępowania nauczyciele wiedzą, czego się od nich oczekuje po realizacji form doskonalenia, dzięki zastosowaniu logiki pionowej podczas diagnozy i planowania wiedzą też, jakie skutki dla szkoły wywoła nieprzestrzeganie standardów. Dlatego dobrą praktyką jest zapoznanie nauczycieli biorących udział w programie z katalogiem zachowań pożądanych przed realizacją form doskonalenia.

Dla dyrektora „nacobezu” to proste i skuteczne narzędzie nadzoru pedagogicznego – dyrektor wie, jakie zachowania należy włączyć do obserwacji. Standaryzacja umożliwia osobie sprawującej nadzór pedagogiczny pomiar jakości pracy wszystkich nauczycieli biorących udział w programie, przeprowadzenie analizy stanu wdrażania nabytych kompetencji do praktyki szkolnej oraz opracowanie i wizualizację wyników zbiorczych.

Największe korzyści z wdrożenia standardów czerpią  uczniowie – ujednolicone zachowania nauczycieli wzmacniają siłę ich oddziaływania (efekt synergii).

Następny rok szkolny powinien się zacząć od weryfikacji standardów określonych i wdrożonych w poprzednim roku szkolnym, powinny one stanowić podstawę diagnozy, planowania oraz kontroli.

Doświadczenie 2

Drugi przykład autorskiego zastosowania koncepcji standaryzacji dotyczy sposobu dokumentowania procesu wspomagania pracy szkoły (narzędzie przydatne w pracy dyrektorów, wicedyrektorów, liderów WDN, specjalistów ds. wspomagania – korzystanie na zasadzie licencji CC BY-NC).

Jest to narzędzie, które stosuję od lat w odniesieniu do każdego projektu szkoleniowego. Dobrze przemyślane ułatwia „wytworzenie” niezbędnej dokumentacji, a następnie – zarządzanie nią. Dzięki temu wykazowi widzę, co mam, czego jeszcze brakuje, jakie dokumenty składają się na poszczególne procesy. Dzięki strukturalnemu ujęciu całości osoby bezpośrednio niezaangażowane w tworzenie dokumentacji z łatwością mogą się po niej poruszać.

Dokumenty są pogrupowane według kategorii działań, których dotyczą, a następnie według rodzaju dokumentu, czyli dokumenty o charakterze proceduralnym (wytyczne, procedury, standardy, instrukcje), zestandaryzowane dokumenty (wzory, szablony, przykłady), pozostałe dokumenty (konkretne programy, sprawozdania, dzienniki, raporty itd.), które powstały na podstawie procedur z zastosowaniem szablonów i wzorów, a także dokumenty unikatowe, np. materiały szkoleniowe lub umowy z podmiotami realizującymi szkolenia).

DIAGNOZA I PLANOWANIE

Dokumenty o charakterze proceduralnym:

  • Standardy przeprowadzania diagnozy potrzeb szkoleniowych
    (np. cel diagnozy, źródła informacji; wykaz metod i narzędzi; osoby odpowiedzialne za przygotowanie  i realizację, uczestnicy diagnozy)
  •  Wytyczne w zakresie projektowania doskonalenia (np. terminy, osoby odpowiedzialne, wykaz dokumentów, które należy uwzględnić w procesie planistycznym)

Zestandaryzowane dokumenty:

Przykładowe metody i narzędzia diagnostyczne:

  • Matryca programu wg O. Oczkowskiej-Fiuk (cz. Diagnoza)
  • drzewo problemów / drzewo celów
  • metaplan
  • metoda czterech kroków Johna Fischera
  • profil szkoły
  • koło diagnostyczne
  • kwestionariusze wywiadów z dyrektorem i nauczycielami
  • scenariusz warsztatu diagnostycznego z udziałem całej rady pedagogicznej

 Przykładowe metody i narzędzia planistyczne:

  • Matryca programu wg Olgi Oczkowskiej-Fiuk (cz. Planowanie)
  • Szablon rocznego programu wspomagania (np. metryczka programu, wskaźniki produktów, wskaźniki rezultatów, opis i harmonogram działań, informacje organizacyjne dla uczestników)

Pozostałe dokumenty:

  • Raporty z diagnozy potrzeb
  •  Roczne programy wspomagania (doskonalenia)

DOSKONALENIE

Dokumenty o charakterze proceduralnym:

  • Standardy organizacji szkoleń i innych form doskonalenia (np. preferowane dni tygodnia, godziny, miejsce realizacji – jaka sala, jakie ustawienie stołów, jakie wyposażenie, serwis kawowy tak/nie; sprzęt – rzutnik, tablica interaktywna, laptop; materiały eksploatacyjne – flipchart, mazaki, kartki ksero, długopisy itd.; oczekiwania wobec podmiotów przeprowadzających szkolenia, np. merytoryczne – trzymanie się programu, stosowanie innowacyjnych metod; materiały szkoleniowe, zaświadczenia, kwestie organizacyjne – dojazd itd.)

Zestandaryzowane dokumenty:

  • Dziennik doskonalenia – wzór:  metryczka / karta organizacyjna szkolenia (np. nazwa, termin, miejsce szkolenia, liczba uczestników, liczba godzin); harmonogram (godziny zajęć, przerw, posiłków; nazwy modułów, tematów; nazwiska osób prowadzących, czytelne podpisy szkoleniowców); lista obecności

Pozostałe dokumenty:

  • dzienniki zrealizowanych form doskonalenia

WDRAŻANIE

Dokumenty o charakterze proceduralnym:

  • Kontrakt  (np. katalog pożądanych zachowań wynikający z programu doskonalenia oraz deklaracje nauczycieli dot. transferowania nabytych kompetencji do praktyki szkolnej)
  •  Standardy organizacji procesu wdrażania nabytych kompetencji do praktyki szkolnej (np. katalog form wsparcia nauczycieli na etapie wdrażania – konsultacje indywidualne, konsultacje grupowe, połączone np. z obserwacjami koleżeńskimi, coaching, mentoring, tutoring, samodoskonalenie; kwestie organizacyjne, „nacobezu” dyrektora dot. nadzoru pedagogicznego)

Zestandaryzowane dokumenty:

  • dziennik wdrażania – wzór: metryczka formy wsparcia dot. wdrażania (np. rodzaj wsparcia, zakres temat., termin, miejsce, liczba uczestników, liczba godzin); harmonogram (godziny realizacji, przerw, posiłków; poruszane zagadnienia, wnioski, zalecenia; nazwiska i czytelne podpisy  osób prowadzących); lista obecności.

Pozostałe dokumenty:

  •  dzienniki zrealizowanych form wsparcia

MONITOROWANIE, EWALUACJA, SPRAWOZDAWCZOŚĆ

  • Dokumenty o charakterze proceduralnym:
  • Procedury dot. monitorowania (cel, zakres, częstotliwość, osoby odpowiedzialne, narzędzia)
  • Procedury dot. ewaluacji (cel, zakres, metody, narzędzia, osoby odpowiedzialne)
  • Wytyczne w zakresie sprawozdawczości (zakres, terminy, osoby odpowiedzialne)

Zestandaryzowane dokumenty:

  • Narzędzia monitoringowe (np. ankieta, arkusz wywiadu) – wzór
  • Narzędzia ewaluacyjne (np. testy kompetencji, ankieta samooceny) – wzór
  • Arkusz monitorowania wskaźników (produktów, rezultatów, efektów) – wzór
  • Sprawozdanie z realizacji programu doskonalenia (np. metryczka, stopień osiągnięcia celów programu z komentarzem i wizualizacją, przebieg działań z komentarzem, wnioski z realizacji i z nadzoru pedagogicznego, rekomendacje na przyszłość, wykaz uczestników) – wzór

Pozostałe dokumenty:

  •  Sprawozdania z realizacji programów wspomagania (doskonalenia)

Standaryzacja opisana w powyższym przykładzie odbywa się na kilku płaszczyznach:

  • standaryzacja poszczególnych dokumentów
  • standaryzacja procesu tworzenia dokumentów
  • standaryzacja procesu zarządzania dokumentami

Zaprezentowany wykaz „żyje”. W trakcie tworzenia dokumentów nabiera on kolorów: na żółto zaznaczam dokumenty już znajdujące się w moim posiadaniu (to jest najprzyjemniejsza część procesu), na czerwono – fragmenty, które uległy modyfikacji. Procedury oraz dokumenty zestandaryzowane najczęściej powstają na początku projektu szkoleniowego, potem dochodzą tylko tzw. dokumenty pozostałe.

W miarę postępu realizacji programu pęcznieje segregator, ale nie głowa. Kiedy zbliża się czas podsumowania, wystarczy sprawdzić, czy kolorowanka jest kompletna?