LEAN I KAIZEN W ZARZĄDZANIU SZKOŁĄ
Standaryzacja jako część procesu zapewnienia jakości doskonalenia zawodowego nauczycieli
Autor: Olga Oczkowska-Fiuk
Prezes zarządu i właściciel Kailean sp. z o.o., dyrektor KAILEAN – Akredytowanej Placówki Doskonalenia Nauczycieli, certyfikowany trener, doradca biznesowy podmiotów ekonomii społecznej; kilkunastoletnie doświadczenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem, placówką doskonalenia nauczycieli, organizacją pozarządową, wieloletnia praktyka w tworzeniu, realizacji oraz rozliczaniu projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, w tym dla kadr systemu oświaty; autor wielu narzędzi wspomagających proces planowania, monitorowania oraz dokumentowania działań szkoleniowych i rozwojowych.
Szkołę możemy porównać do przedsiębiorstwa, z tą różnicą, że zysków, które wypracowuje szkoła, nie mierzymy kwotowo, lecz w postaci wykształconych i przygotowanych do życia we współczesnym świecie młodych ludzi.
Jak każde przedsiębiorstwo szkoła ma swoich klientów. Są nimi uczniowie i ich rodzice. Załogę współtworzą nauczyciele, specjaliści, pracownicy administracyjni. Dyrektor szkoły stoi na czele załogi i jest odpowiedzialny za wszystkie procesy zachodzące w placówce. Od sposobu, w jaki zarządza tymi procesami, zależy jakość pracy szkoły, stopień zadowolenia klienta oraz satysfakcja pracowników.
Widząc te podobieństwa, warto sięgać po rozwiązania, które od kilkudziesięciu lat z powodzeniem stosują menedżerowie światowych firm produkcyjnych i usługowych – strategię szczupłego zarządzania lean oraz filozofię ciągłego doskonalenia kaizen.
| Lean jest to strategia zarządzania, opierająca się na dostarczaniu klientom produktów/usług, jakich oczekują, w jak najprostszy sposób, z zachowaniem szacunku dla załogi. Filary Lean: – określenie i tworzenie wartości dla klienta, – ciągłe doskonalenie procesu (kaizen), – szacunek dla załogi poprzez postawę przywództwa kadry zarządzającej. Kaizen jest jednym z filarów szczupłego zarządzania. Polega na permanentnym ulepszaniu procesów poprzez wprowadzenie prostych i niewielkich zmian za pomocą małych kroków (małymi krokami ku doskonałości). |
Warunkiem doskonalenia każdego procesu jest zapewnienie jego stabilności. Jeżeli jakieś działanie raz się sprawdza, a raz nie, to znaczy, że proces jest niestabilny. Ustabilizować proces możemy poprzez zastosowanie cyklu standaryzuj – rób – weryfikuj – działaj (ang. SDCA).
Jeżeli w trakcie weryfikacji okaże się, że nasz proces zawiera nieprawidłowości, najpierw musimy je wyeliminować, by ustabilizować proces. Efektem wdrożenia cyklu SDCA powinno być przestrzeganie obowiązujących standardów i wykonywanie pracy przez pracowników zgodnie z przyjętymi normami.
Dopiero po ustabilizowaniu procesu możemy przechodzić do ustanawiania nowych, ulepszonych standardów zgodnie z cyklem planuj – rób – weryfikuj – działaj (ang. PDCA). Po wdrożeniu nowych standardów, wszelkie działania osób zarządzających powinny być skierowane na utrzymanie udoskonalonych standardów (SDCA).
Podsumowując, cykl PDCA odnosi się do usprawniania procesu, a SDCA do utrzymania stanu pożądanego. W obydwu tych cyklach końcowy etap (Act) odnosi się do ustabilizowania i zestandaryzowania pracy. Standaryzacja jest najlepszą znaną metodą wykonania jakiegoś działania skutecznie i wydajnie. Według filozofii Kaizen standaryzacja jest podstawą procesu zapewnienia jakości.
Prawidłowo funkcjonujący system jakości nie może obyć się bez standardów. Standard opisuje jasno określone wymagania. Standardy powinny być udokumentowane i zwizualizowane, tak by wszyscy pracownicy je poznali i mogli ich przestrzegać. Konsekwentne przestrzeganie standardów jest nierozerwalną częścią standaryzacji, gwarantującą jej właściwe funkcjonowanie.
Wszelkie standardy powinny przede wszystkim:
- prezentować najlepszą i najkorzystniejszą metodę wykonywania pracy – przy opracowaniu standardów powinno się uwzględnić wieloletnie doświadczenie i wiedzę pracowników z zakresu wykonywanej przez nich pracy,
- stanowić kryterium pomiaru pracy – opierając się na przyjętych standardach możliwa jest obiektywna ocena wykonanej pracy,
- być obiektywne, proste i wyraźne – informacja przekazywana przez zestaw znaków wizualnych lub formę pisemną, powinna być prosta i zrozumiała dla każdego,
- być podstawą szkoleń – po opracowaniu standardów, przy pomocy szkoleń pracowników należy wprowadzać je w życie,
- pokazywać związek między przyczyną a efektem – nieprzestrzeganie standardów bądź ich brak mogą prowadzić do odchyleń od normy i marnotrawstwa; szczególne ważne jest przestrzeganie standardów przez pracowników wykonujących daną pracę po raz pierwszy,
- dawać podstawę utrzymania poziomu i doskonalenia – przestrzeganie i podnoszenie standardów prowadzi do doskonalenia; w przypadku braku jakichkolwiek standardów nie ma możliwości sprawdzenia, czy osiągnięto poprawę czy też nie,
- być podstawą kontroli i diagnozy – zadaniem przełożonych jest sprawdzanie, czy wprowadzone standardy są utrzymywane oraz czy są one systematycznie doskonalone; standardy pomagają ocenić prawidłowość wykonywanej pracy,
- zapobiegać błędom – standardy opisujące kluczowe punkty kontrolne procesów, powinny być przestrzegane przez cały czas. (Imai M., Gemba Kaizen, Warszawa, Wydawnictwo MT Biznes, 2006)
Standaryzacja w organizacji doskonalenia nauczycieli (doświadczenia autora)
Doświadczenie 1
W artykule „Programy doskonalenia nauczycieli jako forma wspomagania pracy szkół i placówek oświatowych” pokazuję jeden z przykładów zastosowania przeze mnie koncepcji standaryzacji w procesie doskonalenia zawodowego nauczycieli.
Przedstawiona w artykule matryca programu doskonalenia zawiera opis zachowań pożądanych u nauczycieli po ukończeniu programu doskonalenia. Te zachowania to nic innego jak standardy postępowania nauczycieli w celu rozwiązania/zniwelowania problemu rozwojowego szkoły.
Zatrzymajmy się przy zachowaniu nr 3 z matrycy: Nauczyciele pracują metodą zadawania pytań opartą na taksonomii celów B. Blooma.
Matryca jest fiszką programu. Program właściwy zawiera rozbudowaną wersję ww. zachowania, która prezentuje się następująco:
Nauczyciele:
- Podają uczniom cel lekcji.
- Upewniają się, że cel lekcji jest zrozumiały dla uczniów.
- Monitorują stopień osiągania celu lekcji
(co najmniej dwa razy podczas jednostki lekcyjnej). - Podsumowują lekcję, nawiązując do jej celu.
- Wprowadzając nowy temat lekcji, odwołują się do wiedzy posiadanej przez uczniów i aktywuje tę wiedzę.
- Podczas lekcji dbają o to, by uczniowie wykonali co najmniej jedno zadanie o charakterze edukacyjnym.
- Tworzą (lub modyfikują) zadania (pytania) niższego rzędu w taksonomii Blooma tak, by rozwijać umiejętność rozumowania uczniów.
- Podczas lekcji stosują głównie zadania (pytania) z poziomów: zastosowanie, analiza, synteza, ewaluacja.
- Zachęcają uczniów do samodzielnego formułowania pytań.
Powyższe standardy postępowania na lekcji (opracowane przez Paulinę Kuźmo-Biwan we współpracy z autorką artykułu podczas realizacji programu wspomagania dla jednej ze szkół województwa zachodniopomorskiego) stanowią swego rodzaju „nacobezu” dla nauczycieli – dzięki precyzyjnemu określeniu pożądanych sposobów postępowania nauczyciele wiedzą, czego się od nich oczekuje po realizacji form doskonalenia, dzięki zastosowaniu logiki pionowej podczas diagnozy i planowania wiedzą też, jakie skutki dla szkoły wywoła nieprzestrzeganie standardów. Dlatego dobrą praktyką jest zapoznanie nauczycieli biorących udział w programie z katalogiem zachowań pożądanych przed realizacją form doskonalenia.
Dla dyrektora „nacobezu” to proste i skuteczne narzędzie nadzoru pedagogicznego – dyrektor wie, jakie zachowania należy włączyć do obserwacji. Standaryzacja umożliwia osobie sprawującej nadzór pedagogiczny pomiar jakości pracy wszystkich nauczycieli biorących udział w programie, przeprowadzenie analizy stanu wdrażania nabytych kompetencji do praktyki szkolnej oraz opracowanie i wizualizację wyników zbiorczych.
Największe korzyści z wdrożenia standardów czerpią uczniowie – ujednolicone zachowania nauczycieli wzmacniają siłę ich oddziaływania (efekt synergii).
Następny rok szkolny powinien się zacząć od weryfikacji standardów określonych i wdrożonych w poprzednim roku szkolnym, powinny one stanowić podstawę diagnozy, planowania oraz kontroli.
Doświadczenie 2
Drugi przykład autorskiego zastosowania koncepcji standaryzacji dotyczy sposobu dokumentowania procesu wspomagania pracy szkoły (narzędzie przydatne w pracy dyrektorów, wicedyrektorów, liderów WDN, specjalistów ds. wspomagania – korzystanie na zasadzie licencji CC BY-NC).
Jest to narzędzie, które stosuję od lat w odniesieniu do każdego projektu szkoleniowego. Dobrze przemyślane ułatwia „wytworzenie” niezbędnej dokumentacji, a następnie – zarządzanie nią. Dzięki temu wykazowi widzę, co mam, czego jeszcze brakuje, jakie dokumenty składają się na poszczególne procesy. Dzięki strukturalnemu ujęciu całości osoby bezpośrednio niezaangażowane w tworzenie dokumentacji z łatwością mogą się po niej poruszać.
Dokumenty są pogrupowane według kategorii działań, których dotyczą, a następnie według rodzaju dokumentu, czyli dokumenty o charakterze proceduralnym (wytyczne, procedury, standardy, instrukcje), zestandaryzowane dokumenty (wzory, szablony, przykłady), pozostałe dokumenty (konkretne programy, sprawozdania, dzienniki, raporty itd.), które powstały na podstawie procedur z zastosowaniem szablonów i wzorów, a także dokumenty unikatowe, np. materiały szkoleniowe lub umowy z podmiotami realizującymi szkolenia).
DIAGNOZA I PLANOWANIE
Dokumenty o charakterze proceduralnym:
- Standardy przeprowadzania diagnozy potrzeb szkoleniowych
(np. cel diagnozy, źródła informacji; wykaz metod i narzędzi; osoby odpowiedzialne za przygotowanie i realizację, uczestnicy diagnozy) - Wytyczne w zakresie projektowania doskonalenia (np. terminy, osoby odpowiedzialne, wykaz dokumentów, które należy uwzględnić w procesie planistycznym)
Zestandaryzowane dokumenty:
Przykładowe metody i narzędzia diagnostyczne:
- Matryca programu wg O. Oczkowskiej-Fiuk (cz. Diagnoza)
- drzewo problemów / drzewo celów
- metaplan
- metoda czterech kroków Johna Fischera
- profil szkoły
- koło diagnostyczne
- kwestionariusze wywiadów z dyrektorem i nauczycielami
- scenariusz warsztatu diagnostycznego z udziałem całej rady pedagogicznej
Przykładowe metody i narzędzia planistyczne:
- Matryca programu wg Olgi Oczkowskiej-Fiuk (cz. Planowanie)
- Szablon rocznego programu wspomagania (np. metryczka programu, wskaźniki produktów, wskaźniki rezultatów, opis i harmonogram działań, informacje organizacyjne dla uczestników)
Pozostałe dokumenty:
- Raporty z diagnozy potrzeb
- Roczne programy wspomagania (doskonalenia)
DOSKONALENIE
Dokumenty o charakterze proceduralnym:
- Standardy organizacji szkoleń i innych form doskonalenia (np. preferowane dni tygodnia, godziny, miejsce realizacji – jaka sala, jakie ustawienie stołów, jakie wyposażenie, serwis kawowy tak/nie; sprzęt – rzutnik, tablica interaktywna, laptop; materiały eksploatacyjne – flipchart, mazaki, kartki ksero, długopisy itd.; oczekiwania wobec podmiotów przeprowadzających szkolenia, np. merytoryczne – trzymanie się programu, stosowanie innowacyjnych metod; materiały szkoleniowe, zaświadczenia, kwestie organizacyjne – dojazd itd.)
Zestandaryzowane dokumenty:
- Dziennik doskonalenia – wzór: metryczka / karta organizacyjna szkolenia (np. nazwa, termin, miejsce szkolenia, liczba uczestników, liczba godzin); harmonogram (godziny zajęć, przerw, posiłków; nazwy modułów, tematów; nazwiska osób prowadzących, czytelne podpisy szkoleniowców); lista obecności
Pozostałe dokumenty:
- dzienniki zrealizowanych form doskonalenia
WDRAŻANIE
Dokumenty o charakterze proceduralnym:
- Kontrakt (np. katalog pożądanych zachowań wynikający z programu doskonalenia oraz deklaracje nauczycieli dot. transferowania nabytych kompetencji do praktyki szkolnej)
- Standardy organizacji procesu wdrażania nabytych kompetencji do praktyki szkolnej (np. katalog form wsparcia nauczycieli na etapie wdrażania – konsultacje indywidualne, konsultacje grupowe, połączone np. z obserwacjami koleżeńskimi, coaching, mentoring, tutoring, samodoskonalenie; kwestie organizacyjne, „nacobezu” dyrektora dot. nadzoru pedagogicznego)
Zestandaryzowane dokumenty:
- dziennik wdrażania – wzór: metryczka formy wsparcia dot. wdrażania (np. rodzaj wsparcia, zakres temat., termin, miejsce, liczba uczestników, liczba godzin); harmonogram (godziny realizacji, przerw, posiłków; poruszane zagadnienia, wnioski, zalecenia; nazwiska i czytelne podpisy osób prowadzących); lista obecności.
Pozostałe dokumenty:
- dzienniki zrealizowanych form wsparcia
MONITOROWANIE, EWALUACJA, SPRAWOZDAWCZOŚĆ
- Dokumenty o charakterze proceduralnym:
- Procedury dot. monitorowania (cel, zakres, częstotliwość, osoby odpowiedzialne, narzędzia)
- Procedury dot. ewaluacji (cel, zakres, metody, narzędzia, osoby odpowiedzialne)
- Wytyczne w zakresie sprawozdawczości (zakres, terminy, osoby odpowiedzialne)
Zestandaryzowane dokumenty:
- Narzędzia monitoringowe (np. ankieta, arkusz wywiadu) – wzór
- Narzędzia ewaluacyjne (np. testy kompetencji, ankieta samooceny) – wzór
- Arkusz monitorowania wskaźników (produktów, rezultatów, efektów) – wzór
- Sprawozdanie z realizacji programu doskonalenia (np. metryczka, stopień osiągnięcia celów programu z komentarzem i wizualizacją, przebieg działań z komentarzem, wnioski z realizacji i z nadzoru pedagogicznego, rekomendacje na przyszłość, wykaz uczestników) – wzór
Pozostałe dokumenty:
- Sprawozdania z realizacji programów wspomagania (doskonalenia)
Standaryzacja opisana w powyższym przykładzie odbywa się na kilku płaszczyznach:
- standaryzacja poszczególnych dokumentów
- standaryzacja procesu tworzenia dokumentów
- standaryzacja procesu zarządzania dokumentami
Zaprezentowany wykaz „żyje”. W trakcie tworzenia dokumentów nabiera on kolorów: na żółto zaznaczam dokumenty już znajdujące się w moim posiadaniu (to jest najprzyjemniejsza część procesu), na czerwono – fragmenty, które uległy modyfikacji. Procedury oraz dokumenty zestandaryzowane najczęściej powstają na początku projektu szkoleniowego, potem dochodzą tylko tzw. dokumenty pozostałe.
W miarę postępu realizacji programu pęcznieje segregator, ale nie głowa. Kiedy zbliża się czas podsumowania, wystarczy sprawdzić, czy kolorowanka jest kompletna?