Dyrektywa o ochronie praw sygnalisty – nowe obowiązki pracodawcy
Autor: Małgorzata Klowan, Kancelaria Eksperci-Szczecin
Prawnik, trener, specjalista z zakresu prawa pracy w placówkach oświatowych oraz prawa oświatowego; do stycznia 2017 pracownik Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowego Inspektoratu Pracy w Szczecinie; ponad 14 lat doświadczeń w przeprowadzaniu kontroli warunków pracy, przygotowywaniu analiz i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, wydawaniu decyzji administracyjnych, współpracy z jednostkami administracji państwowej i partnerami społecznymi (związki zawodowe, społeczna inspekcja pracy); od 2004 roku czynny wykładowca i trener szkoleń i kursów w obszarze prawa pracy adresowanych do różnych grup zawodowych, a także związków zawodowych, m.in. prowadzi kursy dla specjalistów personalnych i działów kadr i płac dotyczące czasu pracy i wynagrodzeń, kadr zarządzających i pracodawców.
Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nazywana dyrektywą o ochronie praw sygnalistów, która zacznie obowiązywać 17 grudnia 2021 r.
Dyrektywa reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:
- wewnętrznym (w ramach organizacji tj. przedsiębiorstwa) – założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
- zewnętrznym (do właściwego organu) lub
- w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).
Kogo dotyczy i od kiedy?
Na pracodawców nakłada się obowiązki związane z zapewnieniem kanałów wewnętrznych zgłoszeń oraz ochroną osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty). Obejmą one wszystkich pracodawców, zatrudniających co najmniej 50 pracowników, niezależnie od tego, czy jest to sfera publiczna czy prywatna.
Zgodnie z opublikowanym dnia 18.10.2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji projektem Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, do przestrzegania postanowień ustawy i wdrażanej tą ustawą dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa są zobowiązane wszystkie podmioty publiczne i prywatne w wskazanych poniżej terminach:
- podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników,
- podmioty publiczne zatrudniające co najmniej 50 pracowników,
- sektor finansowy niezależnie od wielkości,
muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2021 r.
Organizacje prywatne zatrudniające od 50 do 250 pracowników muszą wprowadzić kanał wewnętrzny i odpowiednie procedury do 17 grudnia 2023 r.
Nowe obowiązki pracodawców
- Utworzenie wewnętrznego kanału i opracowanie procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń; i tak:
- Kanały przyjmowania zgłoszeń mają zapewnić poufność osoby dokonującej zgłoszenia i osoby wskazanej w zgłoszeniu i zapewnić, że nieupoważnieni członkowie personelu nie będą mieć do tych danych dostępu – dyrektywa przewiduje, że tożsamość sygnalisty w zasadzie nie może być ujawniona żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych (wyjątkiem od tej zasady jest przypadek, gdy ujawnienie jest konieczne w zw. z prowadzonymi przez organy postępowaniami wyjaśniającymi lub sądowymi i prawem do obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie);
- Kanały dostępu mają zapewnić przyjmowanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie (telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia na spotkaniu);
- Należy potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
- Należy wyznaczyć bezstronną osobę lub bezstronny wydział właściwy do podejmowania działań następczych (do wyjaśnienia sprawy, komunikacji z sygnalistą);
- Wyznaczona osoba/wydział po uzyskaniu zgłoszenia podejmują działania następcze;
- Należy przekazać sygnaliście informacje zwrotne w rozsądnym, nie dłuższym niż 3 miesiące terminie.
- Prowadzenie rejestru zgłoszeń – dyrektywa określa zasady jego prowadzenia.
- Zapewnienie ochrony sygnalistom.